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Ce que votre gala déclenche : représentations, pièces et heures
Le gala ne se juge pas au nombre de chorégraphies mais au nombre de pièces qu’il oblige à produire, et au décompte des représentations sur l’année civile, qui décide du régime applicable. Ce calculateur pose les deux en même temps, à partir de la configuration réelle de votre spectacle. Il vous donne une marge avant le seuil de six représentations et un volume de travail à répartir sur vos semaines restantes.
Représentations comptées sur l’année civile
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Le décompte porte sur l’année civile entière, pas sur la saison scolaire de septembre à août.
Représentations restantes avant le seuil de six
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Un résultat négatif signifie que la déclaration d’entrepreneur de spectacles est devenue obligatoire.
Pièces à produire avant le lever de rideau
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Un engagement par personne, une feuille de présence par représentation, cinq documents communs, deux de plus si vous vendez des places.
Heures de bureau que représente le dossier
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À répartir sur vos semaines restantes, en sachant que la moitié tombe dans les quinze jours avant le filage.
Comment le calcul est pose
- Le décompte des représentations suit l’année civile : le gala de mai s’ajoute au spectacle d’hiver de janvier et à toute représentation publique donnée par l’école dans la même année.
- Le seuil de six représentations vient de l’ordonnance du 6 mai 2019, qui dispense de déclaration une structure dont l’activité principale n’est pas le spectacle vivant tant qu’elle reste en dessous.
- Les cinq documents communs comptés sont la qualification du spectacle, la demande d’autorisation de la séance, la déclaration de programme, la convention de mise à disposition de salle et la fiche de sécurité de type L.
- Le temps de bureau retient cinq minutes par chorégraphie pour retrouver titre, interprète et durée, quarante minutes par personne embauchée, trente minutes par représentation et six heures de dossier commun.
- La billetterie payante ajoute deux pièces et une heure trente, le temps du registre des entrées et de l’état de recettes.
Questions frequentes
- Le seuil de six représentations dispense-t-il des autres obligations ?
- Non, et c’est le contresens le plus répandu. Rester sous le seuil vous dispense de la déclaration d’entrepreneur de spectacles, rien de plus. Les droits d’auteur, les obligations d’employeur pour le personnel embauché et la sécurité de la salle s’appliquent dès la première représentation devant public.
- Faut-il compter la représentation scolaire du vendredi matin ?
- Oui, dès lors qu’elle se donne devant un public, même composé uniquement de classes invitées. Elle compte comme un lever de rideau dans le décompte de l’année civile, au même titre qu’une matinée du dimanche, et elle produit sa propre feuille de présence.
- Pourquoi le temps de bureau paraît-il si élevé pour un seul spectacle ?
- Parce qu’il additionne des tâches jamais chronométrées : retrouver la durée exacte de vingt-deux morceaux, réunir les pièces d’identité des techniciens, remplir la fiche de sécurité, répondre à la salle. Prise isolément, chacune paraît courte. C’est leur accumulation sur huit semaines qui remplit les soirées de mai.
Calculateur du dossier de gala
Rien ici n’est réservé aux abonnés : le guide, les trois comparatifs, les deux calculateurs et la checklist sont en accès libre. Si vous voulez voir un rétroplanning construit sur votre vraie date de gala et sur votre salle, demandez une démonstration. Elle dure trente minutes et n’engage à rien.