Dossier d'etablissement: la verification a faire avant la rentree

Avant la reprise, passez votre dossier d’établissement au crible: ce qui a expiré, ce qui a changé dans l’équipe ou les locaux, et ce qui manque à l’affichage. Posé dans un ordre unique, on n’oublie rien.

Checklist d’une école de danse déclarée: professeurs et diplômes, déclaration en préfecture, assurances, locaux et sécurité, information des familles, puis données personnelles. À chaque étape: qui détient la pièce, ce qui la fait expirer et quand la contrôler, pour éviter la question à la hâte d’un parent ou d’un contrôle.

Les qualifications des professeurs

Les disciplines couvertes par l’obligation de diplôme

L’enseignement de la danse contre rémunération pour la danse classique, la danse contemporaine et la danse jazz suppose la détention d’un diplôme d’État de professeur de danse, d’un certificat d’aptitude aux fonctions de professeur de danse ou d’une dispense reconnue, en application de l’article L. 362-1 du code de l’éducation. Vérifiez discipline par discipline, classe par classe, la couverture aux heures où les cours sont donnés.

Archivez une copie lisible du diplôme, indiquant la discipline exacte. En remplacement, appliquez le même niveau d’exigence pour la période concernée. Un tableau de suivi (nom, discipline couverte, document associé) sécurise le planning à la reprise.

Diplôme d’État, certificat d’aptitude et dispenses

Le diplôme d’État de professeur de danse et le certificat d’aptitude ne périment pas, mais leur vérification renvoie à l’identité du titulaire et à la discipline couverte. Les dispenses et équivalences sont encadrées par les textes pris pour l’application de la loi de 1989, notamment le décret n° 92-193 du 27 février 1992. Conservez, pour chaque cas, la référence précise de la dispense et la pièce justificative.

Dans le dossier, tenez une page synthétique par professeur: état civil, discipline couverte au titre de l’article L. 362-1, coordonnées, copie du titre. L’exhaustivité prime.

Les enseignements qui relèvent d’un autre cadre

Les disciplines non visées par l’article L. 362-1 (hip-hop, danses de société, claquettes, danse orientale, cirque, théâtre amateur) ne sont pas soumises à l’obligation de ce diplôme précis. Votre responsabilité d’exploitant demeure: sécurité et information du public. Constituez un dossier de compétence adapté: formations suivies, parcours professionnel ou artistique, attestations, encadrement des publics mineurs.

Indiquez clairement l’intitulé des cours et l’identité des intervenants pour éviter toute confusion avec les disciplines réglementées. En cas d’activités mixtes dans une même soirée ou un même planning, maintenez la distinction entre cours relevant du diplôme d’État et autres enseignements, y compris dans les communications du gala.

La déclaration de l’établissement

Ce que la déclaration couvre

L’exploitant d’un établissement où est dispensé un enseignement de la danse se déclare auprès de l’autorité administrative (article L. 462-1 du code de l’éducation). La déclaration porte sur l’établissement, son exploitant, l’adresse des locaux et la nature des enseignements. Le récépissé est à archiver, garder à portée de main, et actualiser dès qu’un élément significatif change.

Relisez le libellé: il doit correspondre à votre situation réelle (locaux utilisés, horaires d’accueil, enseignants mentionnés pour les disciplines concernées). Une page imprimée des textes de référence issue de le code de l’éducation sur Légifrance aligne l’équipe sur les termes exacts.

Les changements qui obligent à la mettre à jour

Dès qu’un fait rend la déclaration inexacte, mettez-la à jour. Situations classiques:

• Changement de local principal, travaux lourds ou déménagement temporaire.
• Ouverture d’un second studio, même à usage partiel.
• Changement de représentant légal ou de forme de la structure.
• Arrivée ou départ d’un professeur pour une discipline soumise au diplôme d’État.
• Modification notable de l’accueil du public: horaires, effectifs, accessibilité.

Agissez sans attendre pour éviter le décalage entre dossier et réalité, source d’incompréhensions lors d’un contrôle ou d’une demande en mairie pour le gala. Conservez la preuve d’envoi et archivez le nouveau récépissé daté.

Pièce à jour	Qui la détient	Ce qui la fait expirer	Ordre de contrôle
Diplôme d’État, CA ou dispense	Direction, dossier professeur	Changement d’intervenant, discipline non conforme	Avant la reprise des cours
Déclaration d’établissement et récépissé	Direction	Changement de local, d’exploitant, d’enseignant	Avant inscriptions et communication
Attestation d’assurance RC en cours	Trésorerie, direction	Échéance annuelle, extension manquante	Avant ouverture au public
Affichages obligatoires au mur	Accueil, couloir	Tarifs modifiés, médiateur changé	Avant la rentrée, photo datée
Vérifications locaux et sécurité	Propriétaire, mairie, direction	Travaux, contrôle périodique dépassé	Avant reprise, puis suivi trimestriel

Les assurances et les contrats

Responsabilité civile de l’association et attestation en cours

Vérifiez l’attestation de responsabilité civile de votre structure, sa période de validité et le périmètre de couverture: cours, répétitions, stages pendant les vacances, spectacles de classe, déplacements liés à l’activité. Notez la date de renouvellement et l’interlocuteur chez l’assureur. En cas d’ajout d’un second studio ou d’un nouvel équipement, demandez une mise à jour explicite des conditions particulières.

Rangez ensemble contrat, attestation en cours et historique des sinistres s’il y en a. Programmez un rappel avant l’échéance pour éviter toute rupture de couverture pendant les inscriptions.

L’assurance demandée par la salle du gala

La salle municipale demandera presque toujours une attestation nominative mentionnant la date, le lieu et, parfois, les périodes de montage et démontage. Anticipez-la lors de la demande de convention de mise à disposition. Lisez les clauses de responsabilité, plafonds et exclusions, surtout si vous installez des éléments scéniques, des loges temporaires ou une billetterie sur place.

Selon la jauge et le nombre de représentations, la mairie peut exiger des pièces complémentaires. Pour baliser l’ensemble, référez-vous à le dossier complet pour trois représentations en salle municipale, qui détaille la convention, la fiche de sécurité et la chaîne d’échanges jusqu’au régisseur.

Les locaux et la sécurité

Sol, ventilation, vestiaires et point d’eau

Le décret n° 92-193 du 27 février 1992, pris pour l’application de la loi du 10 juillet 1989 relative à l’enseignement de la danse, fixe des conditions matérielles: sol adapté, ventilation, vestiaires, accès à l’eau. Vérifiez sols (planéité, absorption des chocs, absence d’aspérités, revêtement non glissant adapté aux disciplines), ventilation et aération, sanitaires, point d’eau accessible.

Les locaux recevant du public relèvent des règles ERP de type L pour les salles de spectacles et assimilées. Même si votre studio n’est pas une salle de spectacle, tenez à jour les preuves du bon état des installations: dernier contrôle électrique, issues de secours dégagées, éclairage de sécurité opérationnel. Si vous êtes locataire, demandez ces attestations au propriétaire ou à la commune et archivez-les dans le dossier d’établissement.

Trousse de secours, moyen d’alerte et consignes

Gardez une trousse de secours complète, contrôlée régulièrement. Ajoutez un moyen d’alerte facilement accessible, un téléphone fonctionnel et les numéros d’urgence affichés à proximité. Mettez à jour les consignes d’évacuation avec un plan simplifié lisible depuis studios et vestiaires, et nommez, selon les horaires, les personnes chargées d’ouvrir la marche.

Faites un passage de revue avant le premier cours, puis un rappel au filage du gala. Pour portes ouvertes ou gala, coordonnez-vous avec le régisseur de la salle afin que les consignes locales soient transmises aux professeurs et bénévoles en loges.

Les affichages et l’information des familles

Prix des cours et conditions de vente

Affichez clairement les prix des cours, cartes, stages et prestations associées, ainsi que les modalités: inscription, modes de paiement, calendrier d’encaissement. L’information précontractuelle doit être visible dans l’école et cohérente avec votre site et vos courriels de rentrée. Mentionnez les frais annexes éventuels: tenue imposée par la discipline, participation au gala.

Superposez l’affiche 2023, 2024 avec celle de 2024, 2025: tout changement de tarif ou de condition doit apparaître au mur avant la rentrée. En cas d’erreur dans une communication antérieure, l’affichage actualisé au studio tranche.

Médiateur de la consommation

Le dispositif de médiation de la consommation couvre les litiges entre consommateurs et professionnels. L’article L. 612-1 du code de la consommation impose d’indiquer aux familles les coordonnées du médiateur dont vous relevez: nom, adresse, site. Vérifiez la cohérence entre supports contractuels, site et affichage à l’accueil.

Conservez l’attestation d’adhésion ou la référence de votre convention avec le médiateur. En cas de changement d’organisme, mettez à jour l’affiche et archivez la version précédente datée pour prouver la continuité de l’information.

Règlement intérieur et consignes de secours

Affichez le règlement intérieur sur le parcours des élèves et des familles. Mettez à jour les points sensibles: présence des mineurs, droit à l’image, objets de valeur, comportement en coulisses, horaires de filage et jour du gala. Les consignes de sécurité doivent être visibles depuis chaque studio, non masquées par des affiches éphémères.

Prenez chaque année des photos datées des affichages en place. Cette preuve se glisse dans le dossier d’établissement et rassure en cas de question d’un parent.

Les données personnelles

Registre des traitements et durées de conservation

Votre fichier élèves, les fiches d’inscription, les questionnaires de santé et les autorisations parentales sont des traitements de données à caractère personnel. Inscrivez-les dans un registre: finalité, base juridique, destinataires, durée de conservation, mesures de sécurité. Fixez des durées proportionnées à l’usage pédagogique et administratif et appliquez-les sur tous les supports.

Faites le point sur les accès: qui voit quoi, dans quels dossiers, et comment les comptes sont désactivés quand un professeur part. Documentez les transferts éventuels vers des outils de diffusion de photos ou de billetterie. Les recommandations de la CNIL sur la protection des données aident à cadrer les pratiques quotidiennes.

Registre des consentements à l’image

Le droit à l’image des mineurs impose une traçabilité sans faille. Tenez un registre des consentements par élève, avec l’identité des titulaires de l’autorité parentale, la date et le périmètre du consentement, et, le cas échéant, la date de retrait. Distinguez les usages: site, réseaux sociaux, affichage dans l’école, captation du gala, supports de billetterie.

Reliez ce registre à vos listes de classes et à la préparation du gala pour éviter la diffusion d’un visage non autorisé. Si vous devez relancer des familles à la rentrée, appuyez-vous sur la collecte des autorisations parentales en trois semaines, qui détaille le contenu utile et les conséquences pratiques selon les réponses.

Si votre saison comprend un spectacle public, cadrez dès l’hiver les questions liées au statut d’entrepreneur de spectacles vivants et à la billetterie. Selon le nombre de représentations, relisez le seuil des six représentations et ses effets sur la déclaration, le GUSO et les relations avec la salle.

En pratique: l’ordre de contrôle qui évite les trous

Allez des personnes vers l’établissement, puis l’accueil, enfin l’information aux familles: 1) professeurs et disciplines couvertes, 2) déclaration d’établissement à jour, 3) assurance et locaux, 4) affichages et données personnelles. À la clé, un dossier prêt à être montré sans tri de dernière minute.

Outillez le suivi: dates repères, pièces jointes, rappels par élément, archivage de la saison précédente pour visualiser les évolutions. Pour centraliser diplômes, déclaration, assurances, affichages et consentements, ouvrez le dossier d’établissement dans Danselia et posez les bases d’une année calme, de la rentrée au gala.